Les Actes Notariés Technologiques (ANT) en présentiel, c’est l’avenir du sans-papier. Notre objectif est de simplifier votre expérience notariale, en intégrant cette nouvelle technologie de manière fluide dans votre processus tout en maintenant des standards élevés de sécurité et de confidentialité.
Explorez les étapes suivantes pour découvrir comment mettre en place de manière optimale les projets de signatures. 👇
AVANT VOTRE RENCONTRE CLIENT
Préparez votre équipe
Informez votre équipe de l’intégration des Actes Notariés Technologiques à ParaMaitre et de leur utilisation en mode présentiel à vos bureaux. Assurez-vous que tous les notaires et les collaborateurs soient formés rapidement à leur utilisation. 👉 Inscrivez-vous à la formation
Sensibilisez votre personnel aux avantages, aux procédures et aux normes de sécurité liés à l’utilisation de la technologie dans la rédaction et la gestion des actes.
Équipez-vous avec les bonnes solutions logicielles
Gestion des Actes Notariés Technologiques
La seule solution approuvée par la CNQ pour recevoir un acte notarié en minutes sur support technologique est la plateforme ConsignO Cloud de Notarius, spécialement conçue à cet effet et appelée «ConsignO Cloud-CNQ». Vous devez vous créer un compte ici pour l’utiliser.
Gestion complète de votre étude
L’usage du logiciel de gestion d’étude ParaMaitre qui intègre la solution ConsignO Cloud-CNQ est permis puisque cette intégration a été autorisée par la Chambre des notaires. ParaMaitre inclut une intégration avec la plateforme ConsignO Cloud-CNQ depuis novembre 2023. En savoir plus >
Visioconférence
Pour les ANT à distance, privilégiez l’utilisation d’un logiciel de visioconférence. Si votre bureau utilise Microsoft 365, Teams est une option conseillée. D’autres outils existent sur le marché, cependant vérifiez les critères recommandés par la CNQ.
Équipez-vous d’outils technologiques
Équipez-vous d’outils technologiques afin de vous aider lors de vos rencontres avec les clients. Que ce soit pour les notes manuscrites, la documentation, la signature ou la numérisation, les bons outils permettent d’être plus efficaces dans votre travail. Nous vous suggérons:
Pour la salle de conférence: 1 écran pour projeter les contrats pour que toutes les parties puissent les consulter au même moment.
Pour la signature électronique en personne: Nous vous suggérons idéalement 2 écrans tactiles avec stylet intégré de type Wacon, XP Pen ou autres pour optimiser votre rencontre client. Les gens pourront également utiliser leur téléphone.
Effectuez la configuration de ConsignO Cloud-CNQ dans ParaMaitre
Configurez ConsignO Cloud-CNQ dans ParaMaitre pour chaque notaire. Consultez la FAQ 11432-Configuration ConsignO CNQ pour les détails de la configuration.
Assurez-vous que les adresses courriel de connexion de ParaMaitre, de la signature électronique Notarius et ConsignO Cloud-CNQ sont identiques. FAQ-11920
Vérifiez que l’administrateur de ParaMaitre de votre étude a attribué les autorisations nécessaires aux groupes auxquels les ressources appartiennent pour accéder à l’onglet et à l’écran Projet de signatures. Consultez la FAQ 11307-Groupe et permissions pour accéder au guide et à la vidéo de formation sur ce sujet.
Préparez votre projet de signatures
Préparez votre projet de signatures dans ParaMaitre: Les instructions vous attendent ici.
Pratiquez-vous
Avant d’effectuer votre premier projet de signatures avec vos clients, il est important de maitriser l’ensemble des logiciels et des outils technos que vous utiliserez lors de vos entretiens. Faites l’essai des logiciels, créez un dossier fictif afin d’être à l’aise lors de votre premier projet de signatures d’actes notariés en présentiel, mais aussi à distance. Apporter les ajustements nécessaires avant votre première rencontre, c’est important et vous enlèvera également un grand stress.
Pour vous aider durant vos tests, n’hésitez pas à communiquer avec nous à sac@avancie.com
Communiquez auprès de votre clientèle
Informez les clients de la possibilité d’utiliser des Actes Notariés Technologiques lors de votre rencontre et expliquez les avantages associés.
PENDANT VOTRE RENCONTRE CLIENT
À vos bureaux, présentez les documents aux parties concernées. Lancez le projet dans ConsignO Cloud-CNQ. Procédez aux signatures et complétez le projet.
APRÈS VOTRE RENCONTRE CLIENT
Retour de votre projet de signatures
Retour automatique de tous les documents, annexes et journal d’audit dans ParaMaitre. Le répertoire des actes notariés sur support technologique sera automatiquement mis à jour dans ParaMaitre. Aucune étape supplémentaire ne sera nécessaire pour que l’acte se retrouve dans le futur greffe central numérique.
Formation continue
Proposez des formations continues à votre équipe afin de veiller à ce qu’elle soit constamment au fait des avancées technologiques et des meilleures méthodes en vigueur.
Pour conclure, en adoptant une approche planifiée et progressive, votre étude pourra intégrer avec succès l’utilisation des Actes Notariés Technologiques tout en assurant la sécurité et la conformité nécessaires.
Pour toutes questions, préoccupations ou pour vous assurer une compréhension totale du processus, vous pouvez nous contacter à sac@avancie.com ou vous inscrire à une formation sur l’utilisation des Actes Notariés Technologiques à vos bureaux. 👉 Inscrivez-vous à la formation
Vous pouvez également consulter la FAQ pour vous aider dans votre utilisation.
Pour toutes informations supplémentaires ou complémentaires, veuillez consulter les Normes concernant l’acte notarié en minute sur un support technologique de la CNQ.
